תפקיד המזכירה הרפואית במרפאה היא לתת מענה ללקוחות, לספקים ולרופאים הוטרינרים במרפאה. התפקיד כולל- קבלת קהל, מתן מענה טלפוני, שירות לקוחות, הרחבת פעילות המרפאה, הנה"ח וטיפול שוטף בקליניקה
קבלת קהל-
איוש המרפאה בכל השעות בהן היא פתוחה לקבלת קהל.
אחריות על מענה טלפוני בשעות בהן המרפאה פתוחה לקבלת קהל, ולפי שעות העבודה שנקבעו.
שירות לקוחות-
שירות פרונטאלי וטלפוני בכל פנייה למרפאה, טיפול בתכתובות מיילים, טיפול במעקבים, מעקב שגרת טיפולים מונעים ללקוחות, מכירת מזון ציוד והדברה (תוך התמצאות במוצרים אלו ).
הרחבת פעילות-
טיפול בתזכורות חיסונים, הוצאת מכתבים שונים ללקוחות, הפקת ניוזלטר חודשי, עדכון פרטי לקוח מלאים, חלוקת חומר פרסומי, עדכון האתר באינטרנט והפייסבוק העסקי.
הנה"ח-
טיפול בהכנסות (ח-ן), מעקב תשלומים בכ"א, מעקב תדפיסי כ"א, טיפול בגבייה,
טיפול בהוצאות (ת. משלוח, ח-ן, קבלות), הפקת דוחות, דיווחי שעות עובדים, דוחות כלבת.
טיפול שוטף- סדר וניקיון בקליניקה, תחזוקה (כולל מיכשור), טיפול במלאי והזמנות:
- מזון לבע"ח
- ציוד מתכלה
- תכשירים ותרופות
- ציוד לבע"ח
- ציוד משרדי (דפים, בולים, מעטפות)
- ניקיון (חמרי ניקוי, נייר טואלט)
טיפול בבעלי חיים (רק במידת הצורך)
הגשת סיוע בניתוחים, טיפול בבע"ח מאושפזים, ניקיון כלובי אשפוז, החזקת בע"ח וריסונם לצרכי טיפול בהם, הוצאת כלבים לטיול ולעשיית צרכים.
